一、总则

（一）目的依据。为加强我院基本建设工程档案管理，确保档案的完整、准确、系统与安全，充分发挥档案在学院建设与发展中的作用，依据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《基本建设项目档案资料管理暂行规定》等相关法律法规，结合我院实际，制定本制度。

（二）适用范围。适用于我院所有基本建设工程项目档案的管理，包括新建、改建、扩建、修缮等各类工程项目从项目立项到竣工验收全过程形成的档案。

（三）定义解释。本制度所称基本建设工程档案，是指在基本建设工程管理和项目建设过程中直接形成的，对学院具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，涵盖项目前期文件、施工文件、竣工文件等。

（四）管理原则。遵循集中统一管理原则，实行全过程管理，确保档案与工程建设同步进行，保证档案质量，便于档案的查阅利用与长期保存。

二、管理职责

（一）学院档案管理部门

1.统筹学院基本建设工程档案管理工作，制定档案管理制度和工作规范，对档案工作进行业务指导、监督和检查。

2.负责接收、整理、保管和统计学院基本建设工程档案，维护档案的完整与安全，开展档案信息化建设，提供档案利用服务。

3.参与基本建设工程档案的验收工作，对档案的完整性、准确性和规范性进行审核，出具档案验收意见。

（二）基建管理部门

1.明确专人负责基本建设工程档案工作，将档案工作纳入工程建设管理全过程，确保档案工作与工程建设同步开展。

2.负责收集、整理、归档本部门在工程建设管理过程中形成的文件材料，督促参建单位按要求及时移交档案资料。

3.协助档案管理部门对工程档案进行预验收和竣工验收，对存在的问题及时整改。

（三）参建单位

1.勘察、设计、施工、监理等参建单位应按照合同约定和档案管理要求，负责收集、整理、归档各自在工程建设过程中形成的文件材料，并向基建管理部门移交。

2.施工单位负责编制竣工图，确保竣工图与工程实际情况相符，图面清晰、标注准确，签字盖章手续完备。

三、档案收集与整理

（一）收集范围

1.项目前期文件：项目立项申请、可行性研究报告、项目建议书、环境影响评价报告、选址意见书、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证、项目批复文件等。

2.勘察设计文件：勘察报告、设计任务书、初步设计文件、施工图设计文件、设计变更文件、设计计算书等。

3.施工文件：施工组织设计、施工方案、开工报告、技术交底记录、工程质量检验记录、隐蔽工程验收记录、工程变更通知、材料设备质量证明文件、施工日志等。

4.监理文件：监理规划、监理细则、监理月报、监理会议纪要、工程质量评估报告、监理工作总结、监理通知单等。

5.竣工文件：竣工报告、竣工验收记录、竣工图、工程决算文件、工程质量保修书等。

6.声像及电子文件：工程建设过程中的照片、录像、录音等声像资料，以及相关的电子文档、图纸等。

（二）收集要求

1.档案材料应真实、准确、完整，与工程实际情况相符，签字盖章手续齐全，字迹清晰，载体和书写材料符合耐久性要求。

2.各部门和参建单位应按照档案收集范围和要求，及时收集文件材料，不得遗漏、丢失或拖延。

3.基建管理部门应加强对档案收集工作的督促检查，定期对档案收集情况进行汇总和通报。

（三）整理原则与方法

1.整理原则：遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

2.分类方法：按照工程项目进行分类，每个项目再按照前期文件、勘察设计文件、施工文件、监理文件、竣工文件等类别进行二级分类。

3.组卷要求：同类文件材料按照时间先后顺序或重要程度进行排列，组成案卷。案卷内文件应编写页号，填写卷内文件目录和备考表，案卷封面应注明项目名称、案卷题名、编制单位、编制日期等信息。

4.图纸折叠：图纸应按照《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T 10609.3-2009）进行折叠，幅面一般折叠成A4幅面，图标栏露在外面。

四、档案归档与移交

（一）归档时间

1.基本建设工程档案应在工程竣工验收合格后3个月内完成归档工作。

2.对于分期建设的工程项目，应在每期工程竣工验收合格后及时归档该期工程的档案。

（二）移交程序

1.参建单位在工程竣工后，将整理好的档案资料按照合同约定的套数和要求，向基建管理部门移交。移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。

2.基建管理部门对接收的档案资料进行审核，符合要求的，在规定时间内移交学院档案管理部门；不符合要求的，退回参建单位重新整理。

3.档案管理部门接收基建管理部门移交的档案时，应进行严格的验收，对档案的完整性、准确性和规范性进行检查，验收合格后办理接收手续，填写档案接收清单。

（三）归档份数

1.基本建设工程档案一般应归档两套，一套由学院档案管理部门永久保存，另一套按照规定移交当地城建档案管理部门。

2.对于重要的基本建设工程项目或有特殊要求的档案，可根据实际需要增加归档份数。

五、档案保管与利用

（一）保管条件

1.学院档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如密集架、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘等设施，确保档案的安全。

2.档案库房应保持适宜的温湿度，温度一般控制在14℃—24℃，相对湿度控制在45%—60%。

（二）保管期限

1.基本建设工程档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案主要包括项目立项文件、竣工验收文件、竣工图等对学院建设和发展具有重要价值的文件材料；长期保管的档案一般为16—50年，短期保管的档案一般为15年以下。

2.档案保管期限的划分应按照国家有关规定执行，结合本校实际情况，制定具体的档案保管期限表。

（三）利用服务

1.学院档案管理部门应建立健全档案利用制度，积极开展档案利用服务工作，为学院教学、科研、管理等工作提供支持。

2.档案利用应遵循保密原则，对于涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照相关法律法规和保密规定进行管理和利用。

3.利用档案时，应填写档案利用登记表，注明利用者姓名、单位、利用目的、利用时间、利用内容等信息。档案管理人员应及时跟踪档案利用情况，做好档案利用效果反馈工作。

六、档案鉴定与销毁

（一）鉴定组织

学院成立档案鉴定工作领导小组，由分管档案工作的副院长任组长，档案管理部门、基建管理部门、财务部门等相关部门人员为成员，负责对基本建设工程档案进行鉴定。

（二）鉴定标准与方法

1.按照国家有关档案鉴定的标准和规定，结合我院实际，制定基本建设工程档案鉴定标准。鉴定标准主要包括档案的价值、保存期限、完整性、准确性等方面。

2.采用直接鉴定法，对档案逐卷逐件进行审查，根据档案的实际情况确定其是否继续保存或销毁。

（三）销毁程序

1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门列出销毁清单，报学院档案鉴定工作领导小组审批。

2.销毁档案时，应指定两人以上负责监销，确保档案销毁的安全。销毁后，监销人员应在销毁清单上签字，并将销毁清单归档保存。

（四）监督与考核

1.学院档案管理部门应加强对基本建设工程档案工作的监督检查，定期对档案工作进行检查和评估，及时发现问题并提出整改意见。

2.将基本建设工程档案工作纳入相关部门和人员的绩效考核体系，对在档案工作中表现突出的部门和个人给予表彰和奖励；对违反档案管理制度，造成档案损失的部门和个人，依法依规追究责任。

3.对参建单位的档案工作情况进行监督考核，将档案工作纳入合同管理内容，对档案工作不符合要求的参建单位，按照合同约定进行处理。

七、附则

（一）本制度由学院档案管理部门负责解释。

（二）本制度自发布之日起施行，如有与国家法律法规和政策相抵触的，以国家法律法规和政策为准。